Les conditions de travail

Pour bien travailler en entreprise, il faut être dans un environnement de qualité dont les critères suivants en sont les principaux acteurs.

La climatisation qui de plus en plus a fait son apparition dans les entreprises, pose parfois des problèmes lorsque son réglage est à la discrétion des personnes qui travaillent dans les locaux. Il en de même pour les moyens de chauffage. La température idéale n'est pas la même pour tout le monde, mais 20° pour les personnes qui bougent jusqu'à 24° pour les personnes sédentaires devant leur ordinateur sont des températures admissibles par le plus grand nombre.

De plus, il est important que les locaux puissent être aérés. Un taux d'humidité de 40% à 60% suffit à rendre l'atmosphère plus saine.

Le bruit nuit à la concentration et le silence absolu ne facilite pas la créativité. Travailler en musique, jouer sur l'aménagement des locaux ou permettre une disposition des postes de travail afin de limiter les nuisances, sont des facteurs de bien-être.

Selon l'activité des salariés, la lumière naturelle et/ou la lumière artificielle sont nécessaires, mais la durée pendant laquelle on reçoit la lumière du jour influence directement tous les cycles de notre corps. Elle permet de faire le plein d'énergie et de chasser le stress. Il est donc judicieux de prévoir des locaux largement éclairés par la lumière naturelle. Au contraire, travailler dans l'obscurité ou la pénombre, ou bien être en carence de lumière apporte une baisse de tonus et une somnolence difficile à contrer.

Pour encore plus d'efficacité, il faut éviter d'être entouré de tout ce qui peut vous distraire. Le désordre est une perturbation qu'il faut savoir éliminer pour être concentré sur ce qui est urgent ou nécessaire.

L'espace de travail minimum est à déterminer selon le type de métier exercé. Il faut estimer le bruit ambiant, prévoir le mobilier nécessaire et établir l'organisation des postes de travail.

Il est aussi très important que l'ambiance entre les collègues soit bonne, que chacun fasse des compromis afin de supporter les petits désagréments liés à la promiscuité entre les collaborateurs.

Enfin, pour le salarié en télétravail à son domicile et pour son employeur, cela me paraît plus simple car le télétravailleur détermine son espace de travail, il l'aménage selon son activité, il ne subit pas les nuisances liées à la température ou au bruit, car c'est lui qui fixe ces paramètres et il en est le seul bénéficiaire.

Le télétravail n'étant pas imposé, le salarié qui choisit cette organisation pour travailler, le fait en pleine connaissance de cause et sait parfaitement qu'il devra être en mesure de travailler en faisant preuve d'autonomie, d'organisation, d'initiative et de rigueur, tout en restant en contact étroit avec sa hiérarchie ou ses collègues de travail dans l'entreprise.

La complexité serait plutôt ressentie côté employeur. Le télétravail n'est pas encore apprécié comme un bienfait mais comme une difficulté à la gestion et au contrôle du travail du salarié. Pour aplanir les obstacles, en premier lieu une confiance mutuelle est indispensable et ne peut s'instaurer qu'après une période d'essai plus ou moins longue du télétravail. Cette première expérience réussie permettrait à l'employeur d'en évaluer tous les avantages. Mais, il faut faire le premier pas ...

 Mon environnement de qualité !

Le télétravail est un atout

Les études menées montrent qu'il concourt à une meilleure qualité de vie et concilie vie professionnelle et vie privée.

Dans l'entreprise, il permet de diminuer l'absentéisme, les dépenses sociales, il contribue à l'accès à l'emploi, à la réduction des émissions de gaz à effet de serre et de la pollution dans les villes.

Un nombre croissant de PME fait appel à cette organisation qui trouve son expansion dans le développement des technologies du numérique et de l'accès au haut débit.

Le télétravail est aisé à mettre en place dans des entreprises dont la structure est légère et dynamique. Il est important de penser et de préparer sa mise en place en réfléchissant aux besoins et aux coûts.

L'employeur et le salarié doivent être conscients des bénéfices du télétravail pour asseoir leur confiance mutuelle et permettre à l'entreprise d'augmenter sa productivité.

Le choix des technologies pour le travail à distance devra être fait en tenant compte des systèmes d'information tels que l'ordinateur, l'accès internet haut débit, la messagerie électronique, le fax virtuel, le site internet et les outils permettant le partage de documents, d'agendas, ainsi que la communication via internet.

La secrétaire

Du latin secretarium, lieu retiré où on garde les secrets ou les trésors, la secrétaire est la personne qui conserve les secrets, les confidences. Aux siècles précédents chez les particuliers, en général dans les grandes familles, elle officiait très souvent comme confidente, dame de compagnie. Elle avait vent de tous les secrets de famille et d'entreprise et devait se garder de les divulguer. La secrétaire a une obligation majeure, la discrétion. C'est la personne de confiance qui de par son travail, la tenue des registres, la rédaction des courriers, l'élaboration des déclarations diverses, est détentrice de petites cachotteries ou de gros secrets sur l'entreprise, sur le chef d'entreprise, ainsi que sur son entourage parfois. Elle se doit de préserver le secret sur toutes ces petites informations qui lui parviennent tout au long de ses journées de travail et qu'elle doit réserver à son employeur ou n'en faire révélation qu'à sa demande. La télé-secrétaire a les même droits et devoirs qu'une secrétaire qui travaille en entreprise. Elle doit respecter l'intimité de l'entreprise et garder pour elle tout ce qui lui serait confié ou révélé.

Le choix du télétravail

Pour cette rentrée, je vais vous raconter comment ma décision de télétravailler s'est forgée au fil de mes années d'expériences dans diverses entreprises.

J'ai suivi l'évolution de l'informatique dans le métier du secrétariat, j'ai "essuyé les plâtres" et j'ai beaucoup tâtonné sans formation particulière. 

Je me souviens d'un chef d'entreprise qui me proposant un poste, me demanda de me servir de l'ordinateur qui était recouvert d'une housse, qu'avec son autorisation. C'est un poste que je n'ai pas accepté car je ne souhaitais déjà plus travailler sur machine à écrire et par la suite, je choisissais mes emplois en fonction de l'informatisation de l'entreprise. A l'époque, on pouvait encore choisir. 

J'ai progressé avec la montée de l'informatique dans les entreprises et lorsque l'on m'a demandé de travailler chez moi car il y avait eu un sinistre dans l'entreprise, j'ai été ravie d'accepter. Cette période m'a permis d'assurer ma détermination à télétravailler et m'a prouvé que j'en avais les capacités. 

A l'époque, on ne disait pas "télétravailler" mais "travailler à domicile". Je me suis vite rendue compte que pour certains postes de secrétaire ou d'assistante, cela était tout à fait faisable et permettrait un bénéfice certain pour l'employeur et l'employé(e). 

Ma conviction fut renforcée lors d'une prise de poste dans une entreprise d'une dizaine de salariés, principalement des techniciens. Le responsable était souvent en déplacement, je le voyais parfois le lundi matin et surtout le vendredi après-midi. Le reste de la semaine, j'avais chaque jour des contacts téléphoniques avec lui, je travaillais à distance de mon employeur avec toute sa confiance. Compte tenu du poste que j'occupais, le télétravail a été la solution idéale voulue par moi et acceptée par mon employeur.

Je savais que l'évolution de la bureautique, des technologies et systèmes de l'information à venir, permettrait le déploiement de cette façon d'exercer le métier de secrétaire et cela a confirmé mon souhait de continuer à télétravailler dans l'avenir. 

Selon une étude réalisée par le Centre d'analyse stratégique pour le gouvernement, "le télétravail pourrait concerner 50 % de la population active en 2015".

www.tanlib.fr

Oû se trouve cette jolie plage ?


Mon blog part en vacances, je suis obligée de le suivre, on se retrouvera à la rentrée.

Profitez du soleil et de la mer pour ceux qui s'y trouvent, bonnes vacances à tous !!

Employer une secrétaire à distance

TPE, artisans, commerçants, remettre un devis dans les délais et facturer rapidement, vous obligent à jongler avec le temps qui vous fait défaut.

Ces travaux peuvent être effectués par une assistante en télétravail à temps partiel, c'est-à-dire seulement pour le temps nécessaire à la réalisation des documents et ce, de manière ponctuelle ou répétitive. Cela aura pour effet de limiter vos charges de personnel et vous fera bénéficier d'un crédit "temps". 

Je peux travailler pour vous en CDD ou CDI, 5 heures, 10 heures par semaine, ou plus selon la charge de travail à laquelle vous devez faire face.

La  différence avec un ou une autre salarié(e) travaillant dans votre entreprise, est que je télétravaille à mon domicile. 

Vous êtes souvent hors de vos bureaux et vous gardez le contact ou faites le point avec vos salariés au moyen du téléphone ou de vive voix à votre retour. Vous pourrez contacter votre e-secrétaire par téléphone, mais aussi par courrier électronique, messagerie instantanée ou conversation vidéo. 

Vous recevrez vos documents par e-mails, courriers ou par le biais du partage sur Internet, selon votre choix. Vous pourrez aussi préférer que votre e-assistante les adresse aux destinataires après vos correction et consentement.

Travailler sur internet

Travailler sur internet demande à avoir la fibre commerciale, la capacité "à se vendre". Ceci est un aspect incontournable dans la réussite sur le net et peut permettre de prospérer dans son métier.

On a des compétences, on doit pouvoir les vendre au travers des prestations que l'on propose. Les relations que l'on met en place pour l'information de l'internaute ou pour la vente, sont indispensables au succès et en adéquation avec le savoir-faire commercial. 

Il est essentiel de bien comprendre les finesses de la partie commerciale en télétravail et nécessaire de passer par la case formation si on en ressent le besoin, faute de quoi le handicap de départ en la matière sera bien plus difficile à gérer par la suite, voire impossible à remonter.